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PPT演示规范与设计技巧
来源: --    作者: 财务资产部:江柳乐    发布时间: 2017年12月11日17:16    阅览: 560次

  PPT,全称Microsoft Office PowerPoint,是微软公司的演示文稿软件。用户可以在投影仪或者计算机上进行演示,也可以将演示文稿打印出来,制作成胶片。尽管目前出现了以Prezi为代表的动态演示软件,但PPT仍然是商务活动、工作汇报、企业宣传、产品推介、项目竞标、管理咨询、教育培训等领域使用最广泛的软件。
  PPT是一个我们既熟悉又陌生的工具。说它熟悉,是因为在很多场合我们都会见到它,大型活动如世界互联网大会、苹果新品发布会、咨询公司产品推介会等都需要PPT作为交流的媒介,而我们自己往往也会在个人演讲、业务培训等时候借助PPT来传达自己的观点。说它陌生,是因为我们绝大多数人对PPT演示的使用仍然停留在下载一个好看的模板,填入自己的内容的阶段,忽略了PPT演示的规范与技巧。
  一、 优秀PPT演示的共性
  优秀的PPT演示,如苹果、Google、小米等公司的发布会PPT,给人以大气、简洁的印象。再配合优秀的演示者,就能在有限的时间内给观众形成强烈的心理暗示,从而达到演示最本质的目的:信息的有效传达。通过对优秀PPT演示的学习,我们能够发现一些共通的规范与技巧。
  要完成一场好的演示,有三个角色至关重要:编剧、设计师、演示者。
  (一) 编剧
  一部优秀的电影必然有一个好的剧本。同理,一场好的演示也需要一位好的编剧。编剧在PPT演示中扮演了极其重要的角色,可以说是一场演示的大脑,他需要负责演示的逻辑、内容、衔接,如何推进,演示的起承转合等等。如果这个步骤出现较大的问题,那么后续的设计师和演示者的努力会大打折扣。因此,我们在开始做PPT之前,不妨先整理一下思路,通过思维导图等形式有条理的确定要演示的内容,梳理出整体框架之后,再进一步丰富细节。
如果是有主题的PPT演示,那么编剧还需要做到一点:简短。让自己的核心观点尽量简短。举个例子,2015年2月,柴静的雾霾深度调查《穹顶之下》在社会上引起了巨大反响,两年多过去了,我可能已经记不清她那场演示的具体内容,但我仍然可以清晰的记得她的观点:同呼吸共命运。简短的6个字,言简意赅,不仅让我们意识到这是与所有人休戚相关的问题,更让我们发自内心的想要为控制雾霾做点什么。
  (二) 设计师
  在编剧完成工作后,设计师将编剧的想法通过视觉进行呈现与表达,通俗讲就是做PPT。
  PPT设计的重要性不言而喻,整场演示中,PPT占据了最大的面积和最醒目的位置,PPT的好坏决定了观众对此次演示的直观印象,一份美观、逻辑清晰的PPT无疑能为演示加分不少。
同样是介绍食物,有些PPT显得杂乱无章,颜色过多。有些PPT,从比例、结构、配色、字体等各方面来说,都非常符合规范,也更加容易让观众获得良好的观看体验。
  用自己能掌握的恰当方式,清晰、高效而又不失美观地传达出需要传达的信息,这就是设计师。
  (三) 演示者
  演示者,承接了编剧与设计师之前的工作成果,将PPT向观众进行最终呈现,是PPT演示最后的一个关键。演示者要能够与观众进行良好的互动,通过自身的语言、肢体、表情等向观众传达信息。
  在PPT演示的最后环节,与观众面对面的是PPT与演示者,PPT是静态的信息流,演讲者是动态的信息流,两者一静一动,只有双方相互映衬、相得益彰,才能为观众呈现最好的演示。
  从一名合格的演示者到一名优秀的演示者,要依次经历三个层次:
  1.第一层次,仪表着装
  演示者的外形是最基本的要求,也是最容易提升的部分。作为一名演示者,良好的仪表着装不仅是跟观众沟通的基础,更是最起码的尊重。
  2.第二层次,沟通表达
  将你内心所思所感,通过合适的语言、动作、表情等表达出来,与观众产生交流,是演示者需要具备的基本功。演示者要口齿清晰、语言流畅,表达的内容应当逻辑清晰、易于理解,肢体语言要友好,避免多余的小动作、晃动等。 还需要注意,演示者是要与观众产生交流的,台上的演讲不是背稿子,眼神要有互动。
  沟通表达能力好的演示者,能够在不知不觉中抓住你的关注,有的让你感觉娓娓道来,有的让你感觉大受启发。
  3.第三层次,感染力
  能够做到第一层次和第二层次的,已经是一名合格的演示者。而成为一名优秀的演示者,还需要一个特质:感染力。
  感染力多数时候是一种与生俱来的特质,有的人也可以通过后天的刻意锻炼而获得。
  1963年,马丁•路德•金在华盛顿林肯纪念堂前发表的演讲《我有一个梦想》(I Have a Dream),激励和影响力多少美国人,对白人和黑人拥有更加和睦关系产生了深远的影响。而这场演讲也被奉为演讲经典,成为范例被人们学习。
  那些有着强大感染力的演示者,往往能够通过演讲唤起听众的同理心,演示者逐步从与观众产生交流升华为产生共鸣,从而让观众接受、传播自己的观点。
  二、 PPT设计基本原则
  学习工作中我们往往要使用PPT进行演示,而绝大多数人都不是设计专业出身,想要做出高端的、极具设计感的PPT未免强人所难。但是,掌握一些PPT设计基本的原则,能够让我们做出来的PPT更加美观、规范,提升观众的观感。
  (一) 结构
  PPT的排版结构大致有以下几类:

  左右结构常用于目录页、过渡页。目录页通常在宽侧罗列目录及内容概要,在窄侧填写标题或‘目录’二字。
  上下结构常用于封面页、过渡页,上中下结构常用于内容页。对称型的左右结构与上下结构常用来表示并列关系、冲突关系、对比关系等结构。
  左中右结构常用于内容页,适用于观点罗列、数据呈现等形式的内容。适用的结构关系可以有并列关系、扩散关系、关联关系、联动关系等。
  对角线结构属于比较生动的一种,适用于表达一些比较活泼的内容,也适用于表达对比性较强的内容。
  (二) 配色
  配色也即是色彩搭配,这是一个不同色相之间相互呼应相互调和的过程,色彩之间的关系取决于在色相环上的位置,色相和色相之间距离的角度越近,则对比越弱,离得越远则对比越强烈。
  所有的颜色都可以根据这六个基础颜色来搭配。但对于新手来说,使用色相环来配色可操作性太低,而且往往配不好颜色。要么颜色太多,要么毫无颜色。
  这里只介绍一种比较简单的配色方法。通常一份出彩的PPT至少需要2-4种颜色,大致可以分为三类:
  主色:用于文字,建议使用深灰色,不建议直接使用黑色。黑色视觉冲击力太大,而深灰色相对柔和。
  底色:用于背景,建议使用白色。如果PPT太单调,一定不是白色背景的问题。
  跳色:用于强调,这是我们唯一需要选择的颜色,通常从公司的logo上取。或根据主题选颜色,党政、婚庆类的用红色,生命、健康类的用绿色,医疗、科技类的用蓝色。
  主色和跳色要协调,通常主色用于承载信息,跳色用于传递情绪。所以如果想展示信息就让主色多,想传递情绪就让跳色多,但跳色的使用必须把握好尺度,跳色使用过度反而容易造成重点不突出。
  (三) 字体
  字体使用规范,不要使用宋体。
  对于新手来说,一份PPT使用2种字体就足够了,一种较粗,一种较细。字体推荐使用:
  中文:微软雅黑、微软雅黑light
  英文:Arial
  PPT中的标题我们使用微软雅黑加粗,正文使用微软雅黑即可。
  使用微软雅黑的一大优势是其兼容性好,适用范围广。作为windows的御用字体,微软雅黑从win7开始就被预装在系统中,而且office2007开始也预置了这款字体。这意味着,当我们换电脑播放幻灯片时,能够避免字体丢失等尴尬的情况发生。
  以上介绍了PPT的演示与设计,尽管本文讲到了很多PPT的设计技巧,但有一点需要强调:演示中,人永远是主角,而PPT是辅助。PPT做的太差,无法呼应演示者,而PPT做得太炫,容易干扰观众,这些都背离了PPT作为演示辅助工具的初衷。因此,每一位需要使用PPT的演示者,都应处理好演示与PPT之间的关系,真正让PPT服务于自己演示。

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